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Digital Workplace: l'engagement dei dipendenti è più importante della tecnologia?
Collaboration e smart working per la customer satisfaction
Digital Workplace come tassello cruciale della trasformazione digitale
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Alla base di ogni iniziativa di Digital Transformation non c’è la tecnologia: coinvolgimento dei dipendenti, nuovi modi di interagire tra team di lavoro, clienti e fornitori e consapevolezza del cambiamento culturale necessario, sono fattori senza i quali ogni innovazione tecnologica, anche la più solida e sorprendente, non è sufficiente.
La tecnologia è il fattore abilitante, unico e insostituibile, ma la Digital Transformation ha a che fare, oggi più che mai, con il fattore umano.
Quanti sono infatti i progetti, di digital commerce, ERP, integrazioni di eco-sistemi applicativi, advanced analytics, intranet aziendali, solo per citarne alcuni, che sono stati disegnati e implementati egregiamente ma che sono poi di fatto rimasti “inutilizzati” o utilizzati molto al di sotto delle proprie potenzialità? Questo proprio perché era stato sottovalutato l’impatto sulle persone (dipendenti o clienti) che queste nuove soluzioni avrebbero comportato, nel lavoro di ogni giorno e sul lungo periodo.
Il Digital Workplace, ovvero un nuovo spazio di lavoro in cui mobilità dei dipendenti, flessibilità delle risorse dell’organizzazione e sicurezza nella gestione dei dati e delle informazioni si integrano perfettamente per migliorare la produttività dei team di lavoro, è ormai una componente essenziale della Digital Transformation.
Se la tecnologia abilita infatti il remote working, o lo smart working nelle sue molteplici declinazioni, è chiaro che soprattutto le iniziative di Digital Workplace non possono essere trattate esclusivamente come un’iniziativa IT. Dal reclutamento, all’on boarding, allo sviluppo professionale, alla formazione, alla comunicazione e collaboration sui progetti, il Digital Workplace è lo strumento che permette di lavorare in maniera più intelligente e performante, mettendo al centro le persone: costruire esperienze personalizzate e sicure, coinvolgendo innanzitutto i dipendenti nel cambiamento e nel disegno dei nuovi processi.
Team di lavoro interdisciplinari e partner tecnologici per un Digital Workplace di valore
IT, Facility Management, HR e i Business Manager, coaudivati dalla Comunicazione Interna, sono i team che devono collaborare insieme nel progetto di Digital Workplace in modo che le nuove tecnologie, i processi e i nuovi modi di lavorare migliorino l’esperienza di tutti i dipendenti e consentano a loro stessi di raggiungere i propri obiettivi in maniera più performante.
Analizzare ciò che influenza l’esperienza dei dipendenti, per sostenerne l’engagement e la retention sul lungo periodo, è un aspetto molto delicato per la buona riuscita del progetto e per aumentare il ciclo di vita di ogni dipendente coinvolto in prima persona nella co-creazione di questo nuovo spazio di lavoro.
Per questo è determinante che il partner tecnologico sia coinvolto dalle prime fasi come consulente, per prevedere e governare l’effetto che l’adozione delle tecnologie di collaboration ha sui processi, sull’organizzazione dell’azienda e sull’esperienza di ogni dipendente.
Le competenze e l’expertise nel mondo del networking e delle infrastrutture, per garantire prestazioni all’altezza e una messa a punto efficace, impattano sull’adozione delle varie soluzioni tecnologiche da parte degli utenti: semplicità e immediatezza devono essere le componenti della trasformazione dell’esperienza dei dipendenti, ancora troppo spesso schiacciati dal sovraccarico di informazioni e applicazioni, che porta a una bassa produttività e a uno spreco di tempo. Il System Integrator deve quindi, in accordo con il team interno deputato a testare i nuovi processi e a condividerne l’esperienza con i colleghi, individuare le soluzioni più opportune a seconda dell’ambiente IT preesistente e delle esigenze del Cliente.
Desktop virtualization tramite accessi remoti e reti private (VPN), soluzioni di collaboration, dalla gestione documentale alle intranet aziendali per abilitare il knowledge sharing e un’efficace comunicazione interna, soluzioni di cybersecurity per proteggere le reti aziendali, per via dei molteplici accessi anche da device personali, dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti, workflow per gestione dell’iter autorizzativo e organizzativo per rendere effettivo il lavoro Agile e altro ancora. Strutturare un digital workplace deve coprire tutti questi universi ed è quindi necessario un partner in grado di accompagnare l’azienda dalle fasi di analisi (advisory) e progettazione, passando dalla realizzazione delle soluzioni proposte per poi supportarla anche nella gestione operativa e nell’application maintenance.
Garantire la sicurezza e preservare la proprietà intellettuale, tramite delle soluzioni tecnologiche che garantiscano la sicurezza dei dati, in conformità alle legislazioni (GDPR), è un punto di attenzione cruciale, nell’era del mobile e della cloud transformation.
Allo stesso tempo le aziende hanno sempre più necessità di delegare il più possibile le responsabilità dell’alta disponibilità dei servizi e dei dati e diminuire i costi delle proprie infrastrutture IT, tramite la migrazione dei propri servizi informativi su cloud, preferibilmente sfruttando servizi di tipo gestito, come servizi PaaS e SaaS.
Customer satisfaction e experience dei dipendenti: un legame sempre più forte
La costruzione di un progetto di Digital Workplace all’interno di un’azienda e il suo successo sono quindi indissolubilmente legati al coinvolgimento dei dipendenti: senza un approccio people-oriented design, anche questo tassello cruciale della trasformazione digitale è destinato a non dare i risultati sperati.
Il Digital workplace permette concretamente ai dipendenti di fornire ai clienti servizi migliori sia a livello di percezione, sia concretamente, grazie all’immediatezza e alla flessibilità con cui molti processi possono essere svolti.
Migliorare la comunicazione e la connessione dei dipendenti, ridurre i costi operativi, essere più reattivi e efficaci nei confronti dei clienti, da qualsiasi luogo e con qualsiasi device, permette a ogni persona dell’organizzazione di lavorare in maniera più produttiva e con meno stress. Creare valore per i propri dipendenti e metterli nelle condizioni di vivere uno spazio di lavoro flessibile e “accogliente” si rivela, giorno dopo giorno, il passo più importante per migliorare la customer satisfaction.
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