Controllo, velocità e precisione: come l’Hyperautomation ha trasformato il Ciclo Passivo

Una delle principali aziende italiane del settore Energy aveva l’esigenza di automatizzare i processi di compliance legati a un vasto insieme di controlli relativi alla normativa SOX (Sarbanes-Oxley Act), che impone standard rigorosi per la rendicontazione finanziaria. L’obiettivo era duplice: garantire la conformità normativa e, al tempo stesso, migliorare l’efficienza operativa. 

Nel tempo, la sfida si è estesa a processi complessi in ambito amministrativo e contabile, come il ciclo passivo, l’audit interno e la gestione documentale, con la necessità di integrare anche l’intervento umano nei flussi automatizzati per garantire approvazioni e decisioni critiche 

Il Ciclo Passivo è uno degli ambiti più critici e complessi per le grandi organizzazioni, perché coinvolge la gestione di migliaia di fatture, controlli di conformità, riconciliazioni contabili e verifiche di pagabilità. In questo caso, l’azienda aveva bisogno di garantire che ogni fattura ricevuta fosse corretta, conforme e realmente pagabile, prima di procedere al pagamento. 

Lutech ha risposto a questa esigenza con un progetto di automazione esteso che ha coinvolto oltre 20 processi diversi del ciclo passivo, tra cui: 

• Verifica della pagabilità e correttezza delle fatture 

• Riconciliazione automatica dei dati 

• Gestione delle bollette doganali, fatture di somministrazione, locatori, convenzionati, ecc. 

• Solleciti, restituzioni e ispezioni documentali 

Tutti questi processi sono stati orchestrati attraverso una dashboard centralizzata basata su Appian, una piattaforma low-code di process automation e case management. Appian consente di monitorare in tempo reale l’andamento dei processi, intervenire in caso di eccezioni e innescare azioni correttive in tempo reale, offrendo una visione strutturata e multilivello delle attività in corso. L’integrazione con l’intelligenza artificiale ha permesso di estrarre automaticamente i dati dalle fatture, riducendo drasticamente i tempi di lavorazione e migliorando la qualità delle informazioni. 

Lutech ha trasformato l’infrastruttura esistente in un ecosistema di Hyperautomation completo e scalabile. Il progetto ha incluso: 

• Automazione di oltre 200 processi attraverso la piattaforma UiPath, una piattaforma di automazione in grado di integrare e sostituire la lavorazione manuale da parte degli operatori di Business sui vari sistemi della propria mappa applicativa, con un’architettura ibrida che combina orchestratori in cloud e robot on-premise.  
• Integrazione della piattaforma Appian per la gestione dei casi e l’interazione con gli operatori nei momenti decisionali, secondo un processo “human-in-the-loop” che vede la competenza dei professionisti sempre al centro 
• Utilizzo dell’intelligenza artificiale per l’estrazione e la riconciliazione dei dati da documenti e fatture, con modelli di machine learning addestrati su centinaia di casi reali. 
• Classificazione automatica delle email e generazione di task operativi, grazie all’uso di AI generativa. 

I benefici ottenuti sono stati tangibili e misurabili: 

• Riduzione significativa dei tempi di lavorazione, con un incremento dei volumi gestiti e una maggiore produttività. 
• Azzeramento dell’errore umano nei controlli critici, migliorando la qualità dei dati e la compliance normativa. 
• Maggiore flessibilità operativa, grazie a un’architettura scalabile e a un modello di gestione dei picchi di lavoro. 
• Ottimizzazione delle risorse: meno attività ripetitive per gli operatori, più focus su attività a valore aggiunto. 
• Risparmio economico nella gestione complessiva dei processi. 

Questa esperienza dimostra come Lutech sia il partner ideale per affrontare progetti complessi di Hyperautomation, anche in contesti regolamentati e ad alta intensità operativa.

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