Hybrid work

Come integrare e uniformare gli strumenti di comunicazione, produttività ed engagement di team che lavorano in luoghi diversi?

È questa la sfida che le aziende private e pubbliche devono affrontare in un’epoca in cui si sta sempre più delineando il ricorso all’hybrid working, ovvero una nuova normalità del lavoro in cui luoghi, modalità e tempi si integrano in modo flessibile ed efficiente.

Il passaggio ad un ambiente di lavoro realmente “ibrido”, in una combinazione di lavoratori remoti e lavoratori in presenza, si sta dimostrando molto più impattante a livello organizzativo e tecnologico per le aziende rispetto al passaggio, già vissuto nell’emergenza Covid, al “semplice” remote o smart working in cui tutti i componenti del team erano operativi a distanza.

Se la sfida di inizio 2020 era infatti adottare nella maniera più rapida possibile tecnologie già esistenti e aggiornare quindi i processi, oggi il vero tema è dotarsi di piattaforme integrate in grado di stimolare e monitorare sia l’aspetto della collaborazione che quello della performance, facendo leva su nuove forme di comunicazione e interazione che siano più schedulate e pianificabili da un lato, ma che diano comunque spinta all’innovazione, sinora tradizionalmente associata a relazioni e scambi spontanei e in presenza.

Produttività e pensiero creativo possono e devono convivere grazie alle nuove soluzioni e tecnologie di Hybrid Working

Per garantire produttività, collaborazione e comunicazione da qualsiasi luogo, superando i silos di dati, le tecnologie alla base di un percorso di Hybrid working integrano vari ambiti, che le competenze dei professionisti di Lutech coprono in maniera end-to-end, dalla fase di analisi e assessment, alla fase di execution del progetto, fino alla fase di AM e optimization continuativa:

•  Cyber Security
  Proteggere la propria azienda e quindi i dipendenti dalle minacce e dai rischi online, ovunque lavorino, in un contesto in cui malware e ransomware sono sempre più evoluti e frequenti, è oggi imprescindibile. Firewall SD-WAN per la virtualizzazione delle postazioni di lavoro, cybersecurity degli endpoint e delle VPN, così come protocolli e sistemi di security password e email condivisi, sono solo alcune delle soluzioni alla base di un approccio ragionato e preventivo.
• Safety e Smart Security
  Per garantire la rotazione in ufficio sono necessarie soluzioni di Building Automation e Optimization, basate su IoT e Artificial Intelligence, per gestire spazi e persone all’interno dei luoghi di lavoro, per monitorare in maniera automatizzata i varchi, gli ingressi, le distanze tra le persone, così come i valori legati alla massimizzazione dell’efficienza nell’utilizzo di spazi e risorse.
• Unified Communication e Collaboration
  Solo team sincronizzati e connessi sono linfa vitale per proporre innovazione alla propria azienda e quindi ai clienti. Soluzioni di Knowledge Sharing, File Sharing, digitalizzazione dei documenti e gestione documentale, project management, Virtual Meeting, così come, ovviamente email e instant message, permettono di costruire esperienze condivise sul breve e lungo termine che consentono ai team ibridi di contribuire in egual misura alle performance aziendali.

In merito alle soluzioni di UCC (Unified Communication e Collaboration), Lutech può guidare e supportare le aziende nella costruzione di una strategia a 360° e nell’implementazione di progetti e delle soluzioni dei migliori partner tecnologici in ambito:

• Collaboration Platform e Intranet
• Gestione documentale
• Workflow management

Collaboration Platform e Intranet

Semplificare la collaborazione all’interno e fuori dal team, organizzare i dati e il know aziendale, migliorare la ricerca e la disponibilità di documenti, informazioni e news aziendali sono gli obiettivi principali delle soluzioni intranet e di collaboration.

Un unico punto di raccolta e condivisione delle informazioni aziendali, dei documenti e dati relativi ai progetti da gestire per i clienti permette ai team di lavoro di collaborare, comunicare e risolvere i problemi ottimizzando tempi e produttività e di rimanere aggiornati e coinvolti su tutta l’organizzazione aziendale, dagli aspetti di marketing, hr, compliance, ecc.
La creazione di un Digital Workplace Hub in cui si integrano comunicazione interna, ambiente collaborativo, applicazioni aziendali (workflow di gestione processi, file & knowledge sharing,…) rende lo spazio dell’Intranet aziendale realmente vivo e partecipato, garantendo comunque un accesso differenziato e protetto ai dati e la semplificazione dei processi approvativi aziendali.

Gestione documentale

Nell’ambito delle soluzioni di collaboration e di knowledge sharing le soluzioni di document management, da integrare all’interno dell’ecosistema UCC, hanno un ruolo cruciale e possono assolvere a funzionalità che vanno dall’organizzazione razionalizzata e ottimizzata delle informazioni aziendali, alla fatturazione elettronica, archiviazione documenti, dematerializzazione, conservazione sostitutiva a norma di legge, firma grafometrica, PEC, gestione processi (GDPR, qualità ecc), portando diversi vantaggi:

• organizzare le informazioni in pratiche o fascicoli per lavorare in modo semplice e ottimizzato
• inserire le informazioni dove e quando servono all'interno di flussi di lavoro automatici per massimizzare le performance
• conservare i documenti informatizzati per garantire una gestione full digita e assicurare valore legale

Le soluzioni di gestione documentale e dematerializzazione non devono garantire solo la disponibilità dell’informazione cartacea, ma anche la sua conservazione a norma di legge, superando problemi quali stato di conservazione, spazio fisico, dispersione e duplicazione delle informazioni.

Workflow management

Le soluzioni di gestione del flusso di lavoro (workflow management) organizzano in maniera automatizzata e coordinata i task e le attività delle persone coinvolte in un processo lavorativo secondo modelli prestabiliti, con il vantaggio di:

• Supportare, semplificare e automatizzare processi e compiti ripetitivi
• Gestire il follow up delle attività non completate nel processo
• Fornire una visione d’insieme del flusso di lavoro insieme alle metriche di performance
• Ottimizzare l’efficienza, identificando anche colli di bottiglia e aree di miglioramento

Gli ambiti del workflow management in cui Lutech ha una forte expertise sono molteplici: dai processi di contabilizzazione e pubblicazione/consultazione in ambito bancario, alla gestione e verifica di idoneità dei richiedenti finanziamenti in ambito finanziario, ai processi di formazione e approvazione del budget, di gestione degli ordini di acquisto e di automatizzazione dei processi di vendita.