La Robotic Process Automation per automatizzare i processi del Ciclo Passivo

Lavorando a stretto contatto con uno dei top player del mercato petrolifero operante a livello multinazionale, Lutech ha realizzato una soluzione per  automatizzare una serie di processi nell’ambito del Ciclo Passivo.

La soluzione di automazione che è stata realizzata, di grande impatto business e con importantissimi benefici economici e prestazionali sui processi del Ciclo Passivo, ha portato a eccellenti risultati operativi e al raggiungimento di significativi benefici economici, determinando l’attribuzione al Cliente, da parte di UIPATH, produttore della tecnologia RPA adottata, del Business Award durante l’AI-Powered Automation Summit Italy 2024 riconoscendo il valore di questa innovazione.

Nel Ciclo Passivo solitamente rientrano i processi e i workflow che si intrecciano tra azienda, fornitori e magazzino e si riferisce a tutto ciò che si colloca prima della vendita di un servizio o di un bene.

L'automazione del Ciclo Passivo e dei processi di comunicazione e di scambio di documenti e fatture, comportano una serie di vantaggi tra cui:

• Riduzione dei tempi di fatturazione passiva, intesa come la registrazione delle fatture fornitori oltre ai controlli sulla pagabilità delle fatture stesse

• Riduzione dei tempi di attesa dei pagamenti

• Eliminazione degli errori di trasmissione

In primo luogo, Lutech ha definito l’architettura della soluzione di automazione ed orchestrazione dei processi, basandola sulla piattaforma RPA UiPath, integrata con una dashboard di monitoraggio sviluppata su piattaforma BPM Appian. La dashboard rappresenta il cruscotto di monitoraggio della esecuzione dei diversi processi RPA del Ciclo Passivo; fornisce funzionalità di reportistica e di statistica dedicate sull’andamento dei processi RPA (volumi e numeriche per processo, esiti e problematiche) oltre a funzionalità di gestione dei dati e sezioni di comunicazione dedicate agli utenti dei processi.

Il team di HyperAutomation di Lutech si è dedicato a supportare il Cliente nella selezione dei processi del Ciclo Passivo da automatizzare, individuandoli tra quelli a più forte impatto business e dai quali si potevano ricavare i maggiori benefici sia da un punto di vista sia economico che prestazionale, con un forte aumento delle numeriche dei documenti e delle fatture lavorate e dei controlli eseguiti.

• +700.000 fatture annue e documenti automatizzati
• Forte incremento nella velocità con verifiche automatizzate dei documenti
• Dashboard di monitoraggio centralizzato per tutti processi RPA del Ciclo Passivo
• +2.000 utilizzatori della Dashboard di monitoraggio

Ad oggi sono oltre 20 i processi del Ciclo Passivo che sono stati automatizzati per il Cliente. Tra i principali:

• Controllo della Pagabilità
  Il processo RPA di Controllo della Pagabilità delle fatture è stato completamente automatizzato. Grazie all’RPA, vengono analizzate più di 600.000 fatture all’anno, integrando continuamente nel processo tipologie di fatture sempre differenti. Ogni fattura estratta dai sistemi SAP viene classificata e sottoposta a una serie di controlli dinamici e personalizzabili per determinarne la pagabilità o meno. Gli esiti delle elaborazioni robotiche, insieme ai dettagli dei singoli controlli eseguiti, vengono inviati a una dashboard di monitoraggio che, oltre a funzionalità statistiche e di reportistica, consente agli utenti di interagire con la parte RPA per eseguire ulteriori verifiche o per rendere pagabili fatture considerate inizialmente non conformi.

• Verifica Fatture Passive
  Si tratta di un insieme di processi RPA ciascuno dei quali analizza e verifica particolari tipologie di fatture, non contabilizzate automaticamente in SAP. Tali processi RPA automatizzano sia i controlli contabili che la registrazione delle stesse fatture in SAP. I processi robotici estraggono le fatture non registrate in formato PDF, eseguono una serie di verifiche su specifiche sezioni dei PDF e, in caso di esito positivo, le registrano direttamente in SAP. In presenza di anomalie, le fatture vengono inviate a operatori per interventi manuali. Tutte le informazioni sono inviate a una dashboard di monitoraggio per analisi e gestione delle anomalie, oltre che per finalità statistiche e di reportistica.

  Avvisi di Pagamento

  Il processo RPA automatizza l’elaborazione degli Avvisi di Pagamento, ricevuti via PEC dall’Agenzia delle Entrate. Estrae e analizza i dati degli avvisi contenuti nella PEC, verifica la corrispondenza con il sito dell’Agenzia delle Entrate, ne accerta la congruità e, se l’importo è sotto una soglia prestabilita, procede al pagamento automatico tramite sistemi dedicati. Per importi superiori, o in caso di incongruenze nei dati, il processo robotico invia agli utenti responsabili, tramite la dashboard, una richiesta di autorizzazione. Gli operatori preposti potranno cosi verificare e/o modificare i dati incongruenti ed attivare ulteriori verifiche automatizzate.