Un public eProcurement per la pubblica amministrazione

Una piattaforma di gestione dell’intero processo di acquisto di beni e servizi nel settore Public deve soddisfare diversi principi di qualità. Il suo frontend, per esempio, deve essere funzionale e intuitivo, poiché si rivolge a una molteplicità di soggetti non necessariamente formati. Mentre il backend deve sottostare a parametri di completezza, sicurezza ed affidabilità che garantiscano un processo end-to-end trasparente ed efficace.

Partendo da questi presupposti, un Ente preposto alla gestione degli acquisti di un’importante regione d’Italia ha individuato in Lutech il partner giusto per implementare la propria piattaforma digitale di gestione degli appalti pubblici.

L’Ente ha in carico la gestione online di tutti i processi di acquisto di beni e servizi per la regione di competenza, le aziende sanitarie pubbliche e altri soggetti pubblici abilitati all’utilizzo. La piattaforma deve coprire tutto il processo: dalla pubblicazione del bando (o dall’individuazione dei fornitori da invitare nelle procedure che non prevedano la pubblicazione di un bando in senso stretto) alla scelta del contraente.

Il team dedicato di Lutech si è occupato della progettazione, realizzazione ed evoluzione della apposita piattaforma di eProcurement necessaria. Dopo il necessario periodo di studio progettuale insieme al cliente, è iniziata la realizzazione di un sistema applicativo capace di gestire i processi di acquisto di beni, servizi e appalti per tutti i soggetti abilitati all’accesso.

La piattaforma, composta da più di 6.000 classi java e funzionalmente complessa, è risultata particolarmente efficace, al punto da essere presto richiesta anche da altre regioni italiane. La soluzione si inserisce all’interno di un modello di riferimento più ampio del sistema informatico del Public di riferimento, fondandosi su caratteristiche di autonomia, sussidiarietà e interoperabilità.

"La piattaforma di eProcurement realizzata da Lutech permette agli enti preposti di gestire in totale autonomia le procedure di acquisto di beni e servizi."

Il sistema – che si integra con qualsiasi gestionale - permette agli Enti aderenti di gestire autonomamente le procedure di acquisto secondo la logica ASP (Application Service Provisioning), in completa osservanza con le norme vigenti, indire gare centralizzate o consorziate e attivare funzionalità di “asta on line”. Ma è anche possibile abilitare la gestione di acquisti da cataloghi elettronici, consentendo, tra l’altro, la parametrizzazione delle sezioni dedicate al singolo ente.

Dal punto di vista tecnico ci si è concentrati, in particolare, sul garantire i massimi livelli di sicurezza (certificazione, identificazione, transazioni), trasparenza e dinamicità – nel caso di gare con più interazioni. In particolare, la soluzione permette di tenere traccia di tutte le operazioni effettuate sia a fini tecnico-gestionali che di analisi, con l’obiettivo di massimo controllo del sistema degli approvvigionamenti.

Il sistema, inoltre, è stato progettato per garantire lo svolgimento in modalità digitale delle procedure di appalto sopra e sotto la soglia comunitaria, favorendo in particolare lo scambio informativo e di conoscenza tra gli enti in ottica di benchmarking.

In aggiunta alla piattaforma di e-procurement, Lutech ha sviluppato un progetto aggiuntivo di negozio elettronico. Si tratta di un sistema che consente l’intermediazione telematica tra gli Enti della Pubblica Amministrazione e i Fornitori aggiudicatari delle convenzioni.

Il catalogo digitale garantisce la gestione completa di tutte le fasi del processo di acquisto in convenzione. Si va dalla creazione della convenzione stessa alla gestione dei cataloghi rivolti agli Enti, alla gestione e definizione del budget, alla creazione dei permessi di spesa, fino all’ordine dei beni e servizi da parte degli Enti. Il negozio elettronico della centrale acquisti consente agli operatori della Pubblica Amministrazione di gestire direttamente, in modalità web-based, budget, ordini di acquisto e consegne di prodotti.

In definitiva, le piattaforme realizzate da Lutech hanno fin da subito evidenziato diversi vantaggi:

1. Una maggiore efficienza del processo di acquisto e una conseguente riduzione dei costi di processo.

2. Un ampliamento della base offerente e della competizione sul versante offerta.

3. Un maggiore controllo dei flussi della spesa, con particolare riferimento a quella sanitaria regionale.

4. Una maggiore flessibilità delle procedure di accreditamento e di alcune funzionalità avanzate dell’Elenco Fornitori.

Su richiesta dell’Ente, inoltre, Lutech ha provveduto a rendere la piattaforma aperta agli sviluppi futuri come, per esempio, l’integrazione di moduli standard e/o personalizzati come, per esempio, quelli relativi all’archiviazione dei dati e alla gestione della logistica.

Infine, è stato previsto un ulteriore intervento sulle piattaforme in ottica di scalabilità e adeguamento alle normative per la sicurezza. In particolare, è stato modificato il sistema di autenticazione aggiornandolo all’ultima evoluzione della tecnologia Single Sign-On. Si è agito, inoltre, con un potenziamento architetturale e applicativo in grado di sostenere i volumi crescenti e si è integrato il negozio elettronico con un sistema di fatturazione elettronica.