Remote working per garantire la piena
operatività ai dipendenti

Il lockdown successivo all’emergenza sanitaria del 2020 ha richiesto alla Pubblica Amministrazione di adeguare i propri processi alla modalità di lavoro in Remote Working.
Per minimizzare il blocco operativo, in appena cinque giorni è stata attivata una struttura IT che ha garantito la piena operatività al personale della PA locale da remoto nelle stesse modalità e con gli stessi strumenti informatici utilizzati nelle sedi di lavoro tradizionali.

Il “Comune di Cagliari” è la municipalità della città di Cagliari, capoluogo della Sardegna, con circa 150.000 abitanti che diventano circa 500.000 se si considera l’intera area della Città Metropolitana.
Il Comune di Cagliari impiega circa 5000 persone e, durante la pandemia COVID-19, ha deciso di implementare un sistema basato su Amazon WorkSpaces per consentire al personale di lavorare remotamente.

La prima sfida da superare, nel realizzare la piattaforma di remote working, è stata mettere il Comune nelle condizioni di essere completamente indipendente nella creazione dei nuovi VDI, partendo da una serie di templates preconfigurati cui applicare ruoli e permessi differenziati a seconda dell’utente. In altre parole, la soluzione doveva essere utilizzabile da personale privo di particolari skill tecniche e senza accedere direttamente alla console AWS con tempi di deploy delle VDI estremamente brevi.
Per questo motivo, ci è stato chiesto di realizzare una console di amministrazione e monitoraggio che automatizzasse le fasi di creazione, stop, start, distruzione dei singoli VDI oltre che di monitorarne l’utilizzo in termini di ore oltre che visualizzare lo stato di altre metriche rilevanti.

Un secondo punto critico, nella realizzazione di questa soluzione, è stato dato dal fattore tempo: a causa dell’urgenza indotta dalla pandemia, infatti, il Comune ci ha chiesto di realizzare il sistema nel minor tempo possibile, possibilmente entro una settimana lavorativa.
Non portare a termine il progetto nei tempi indicati avrebbe significato ritardare la possibilità per il personale tornare all’operatività, bloccando o rallentando l’erogazione di servizi per i cittadini.

È stata realizzata una soluzione basata su Amazon Workspaces e integrata con una Console amministrativa e di monitoraggio sviluppata ad hoc su tecnologia serverless AWS (AWS Lambda, API Gateway, S3, CloudFront, SQS). L’adozione di metodologia e strumenti DevOps nella realizzazione del sistema ha consentito di automatizzare tutte le operazioni di creazione, distruzione, accensione e spegnimento delle singole Workspaces, tramite chiamate alle API AWS ed esecuzione di codice IaC.

Inoltre, solo grazie all’adozione di metodologia e strumenti DevOps è stato possibile realizzare il progetto in soli cinque giorni lavorativi attraverso cicli rapidi di sviluppo/test/rilascio che sono proseguiti anche successivamente per implementare nuove funzionalità e per migliorare quelle già sviluppate. Gli strumenti utilizzati per la realizzazione del progetto sono stati il codice Infrastructure as Code e il Serverless Framework e i servizi AWS DevOps (AWS Codepipeline and AWS CodeBuild) utilizzati per il rilascio dell’applicazione, il cui codice sorgente è salvato e versionato in un repository GIT.

I risultati più rilevanti, rispetto alle sfide poste dal cliente sono, in sintesi:

1. Grazie all’approccio DevOps è stato possibile andare in produzione dopo un primo sprint di soli cinque giorni, ripetendo poi ulteriori cicli rapidi di sviluppo/test/rilascio per implementare nuove funzionalità e per migliorare quelle già sviluppate. È difficile stabilire quantitativamente quanto sarebbe costato al Comune e ai Cittadini ogni singolo giorno di ritardo, ma appare ovvio che, specie all’inizio della crisi pandemica, è stato di fondamentale importanza garantire un’interruzione più breve possibile nell’erogazione dei servizi ai cittadini.
2. Con la soluzione realizzata, completamente automatizzata grazie all’adozione di strumenti di IaC, abbiamo reso il cliente indipendente nella creazione, configurazione e governo del sistema di VDI. La creazione di una nuova Workstation remota e il suo rilascio all’utente, grazie al sistema realizzato, richiede un tempo inferiore ai 10’. Senza questa soluzione, il Comune avrebbe operato tradizionalmente, distribuendo computer portatili da configurare e connettere in VPN, su cui installare le applicazioni: i tempi richiesti in questo caso sarebbero stati di giorni.